虽然像Slack这样的工具的扩散使它更容易与同事实时聊天，但很有可能电子邮件仍然是你日常生活的一部分。

但是，如果电子邮件是与工作相关的通信的主要联系形式，那么很难管理您的收件箱-特别是如果您正在开会或专注于由截止日期驱动的项目。

考虑到这一点，谷歌和微软等主要电子邮件提供商多年来增加了几个新的节省时间功能，可以帮助您控制收件箱。

这里有一些简单的提示，可以帮助防止您的收件箱溢出。 值得注意的是，这些特性中的一些可能会因您使用的Outlook版本而有所不同。

如果您试图跟踪特定消息，您可以缩小Outlook和Gmail中的搜索条件，以提取最相关的结果。

在Outlook的免费网络版本中，单击搜索栏中的“筛选器”选项，由发件人、收件人、主题行、日期等细化结果。

您可以单击Gmail搜索栏中的向下箭头来访问类似的选项。 gmail还提供了更多的粒度过滤器，比如只查找有特定单词或短语的电子邮件。

还可以通过在搜索栏中键入限定符来搜索Gmail中的电子邮件，然后是冒号和搜索查询。

例如，如果您想看到发送给Emily的电子邮件，请在搜索栏中键入“to：”，然后是Emily的电子邮件地址。 如果你以前和艾米丽通信过，一旦你开始键入她的电子邮件地址，她的电子邮件地址就应该成为一个自动完成的选项。

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在4月初，谷歌增加了在Gmail中安排电子邮件的选项，这是一个非常需要的添加，对那些使用谷歌电子邮件服务工作的人来说肯定是有帮助的。

要在Gmail中安排电子邮件，只需按下“发送”按钮附近的箭头，并指定您希望电子邮件被发送的日期和时间。 谷歌还提供了一些预先设定的选项，如“明天早上”或“今天下午”。

在Outlook中没有直接复制此功能，但可以延迟在Outlook中为Office365、Outlook2019、Outlook2016、Outlook2013和Outlook2010发送电子邮件。

要做到这一点，点击“更多选项”按钮下的“标签”丝带时，写一封电子邮件在Outlook。 然后，在“交付选项”部分下选择“不要在之前交付”复选框，并指定您希望延迟交付的时间。 此功能似乎不能在Outlook的网络版本上获得。

只要我们可以尝试，几乎不可能避免垃圾邮件和不必要的信息。 令人欣慰的是，Gmail和Outlook都使得在一次点击或点击中取消订阅电子邮件列表变得很容易。

当您的计算机上使用Gmail的Web版本时，只需打开不需要的消息，并在发件人的电子邮件地址附近寻找取消订阅按钮。

Outlook还显示一个“取消订阅”按钮，突出显示在发送者的地址附近的网页上，如PCMag所指出的，这个按钮也明显地出现在发送者的名字上面的Outlook应用程序的iPhone。

回复电子邮件可能很费时，特别是如果你让它们堆积起来，这就是为什么Gmail和Outlook都提供了可以使这个过程更加无缝的功能。

谷歌的智能回复允许搜索巨头根据您收到的消息的内容提供罐装回复。 若要打开此功能，请单击桌面上Gmail网络版本右上角的“设置齿轮”，并向下滚动到“智能回复”。 确保选择“智能回复”。

Outlook有一个类似的功能，它提供了对使用自然语言处理和机器学习的电子邮件的建议响应。 要确保此功能被打开，请导航到Outlook的在线网络版本中的“设置”，然后单击“查看所有Outlook设置”。然后选择“邮件”，导航到“组合和回复”副标题，并向下滚动到“建议的回复”。

有时，您需要在紧要关头快速访问某个发件人的电子邮件，一个简单的方法是将这些邮件自动排序到指定的文件夹中。 这是可能的，在几个简单的步骤，无论你是使用Outlook或Gmail。

在Outlook的免费网络版本中，右键单击发件人的电子邮件，您希望重定向到特定的文件夹，并选择“Create Regulations”选项。 然后，单击下拉菜单，以决定您想从这个发件人发送电子邮件到哪个文件夹。

您还可以通过单击收件箱上方搜索框中的向下箭头轻松地在Gmail中创建过滤器。 从那里，输入您想要筛选消息的条件-例如特定的发送者或主题-并单击“创建筛选器”按钮。

整理收件箱的一个快速方法是给重要的电子邮件贴上标签，这样它们以后就很容易找到了。

要在Gmail中这样做，只需选中要标记的电子邮件旁边的框，右键单击电子邮件，并将鼠标悬停在“Label”选项上。 从那里，您可以选择现有的标签或键入新的标签。

在Outlook中标记电子邮件同样容易。 只需突出显示所需的消息，右击并选择“类别”，然后选择现有类别或创建新类别。 您也可以通过选择电子邮件和单击收件箱上方的“类别”选项卡在免费的在线版本Outlook中这样做。

当你在做长期的项目时，几乎不可能避免积累长期的电子邮件线程。 当这些线程失控时，当您需要它时，可能很难找到相关信息。

微软有一个方便的功能，可以帮助这个叫做会话清理。 它从本质上看通过电子邮件线程，并删除冗余消息，当联系人在冗长的电子邮件链上相互回复时，这些消息可以建立起来。 例如，如果一封电子邮件的回复包含了对话中所有以前的消息，会话清理将删除这些旧消息。

若要使用此功能，请单击主工具栏中的Home选项卡并选择“清理会话”。您可以将此功能应用于单个电子邮件线程、文件夹中的所有电子邮件链以及文件夹中的所有电子邮件线程和其中的子文件夹。

当你试图一下子关掉一封电子邮件时，即使是基本的事情，比如主题线，也很容易忘记。 谷歌的智能组合功能可以为您解决这个问题。

类似于智能回复，SmartComposed使用上下文线索为您的电子邮件建议一个主题行。 这一功能将建议文本在电子邮件的正文以及。 若要打开它，请单击Gmail右上角的“设置齿轮”，向下滚动到“SmartCompose”，并确保选择“写入建议”。