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描述格式包括标题、题目、主要内容、签名和日期。情景描写是指用简洁的语言恰当地表达事物的来龙去脉。通常，下属会向上级说明情况。

1.标题。标题要注明是什么样的情况描述。

2.平视部分。这是称谓。如果称谓是员工描述，可以写“XXX领导”；如果下级部门向上级部门解释，可以写上上级部门的名称。

3.正文。主要部分是解释事情的来龙去脉，必须用简洁的句子来呈现。

4.登录。当然是作者，也可以是某某系的。

5.日期。描述的具体日期、月份和年份。

示例：

学生证提取说明

____:

我已成功从_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _学生在学习期间办理的身份证在毕业前已由_ _ _ _ _ _ _师范大学统一收回，所以现在只能提供毕业证复印件，不能再提供学生证原件。

特此说明。

解释：_ ________

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

出口退税说明

_ ___ _税务局：

我公司(身份证号为___________)成立于____________ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _，自成立以来，经过各方努力，我想与外国企业做生意。目前我主要是进口(出口)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _按照规定， 我单位已向工商部门、市外经贸委、海关部门备案完毕，请领导批准出口退税认定。 我在此交流

敬礼！

_ ____个单元

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _